Willkommen bei MEMBA

Welcome to MEMBA

MEMBA ist die Verwaltungssoftware für Ihren Sport- oder Freizeitverein. Sie bündelt Mitgliederverwaltung, Finanzen (Faktura), Zugangskontrolle, Platzbuchung und Kommunikation an einem Ort. Dieses Help Center begleitet Sie von der ersten Anmeldung bis zu den täglichen Abläufen.

MEMBA is the management platform for your sports or leisure club. It brings together member management, finance (invoicing), access control, facility booking and communication in one place. This Help Center guides you from your first login to everyday workflows.

Anmelden & der Startbildschirm

Signing in & the home screen

Rufen Sie die für Ihren Verein eingerichtete MEMBA-Adresse auf und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen bzw. Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Nach der Anmeldung landen Sie auf dem Startbildschirm („Home“). Dort sehen Sie auf einen Blick die System-Einrichtungsanleitung mit Ihrem Einrichtungsfortschritt, die Mitgliederzahlen (Mitglieder, Eintritte, Austritte), den Mitgliedschaftsstatus, offene Aufgaben, laufende Jobs sowie – falls genutzt – die Platzbuchungsübersicht.

Open the MEMBA address set up for your club and sign in with your username or email address and your password. After signing in, you land on the home screen ("Home"). At a glance you'll see the system setup guide with your setup progress, member figures (members, joins, leaves), membership status, open tasks, running background jobs and, if used, the facility booking overview.

Ihr Startpfad: in dieser Reihenfolge einrichten

Your starting path: set up in this order

Spätere Schritte bauen auf früheren auf. Halten Sie sich an diese Reihenfolge, damit z. B. Beiträge auch tatsächlich einem Buchungskonto zugeordnet werden können. Die „System Einrichtungsanleitung” auf dem Startbildschirm führt Sie zu jedem einzelnen Punkt.

Later steps build on earlier ones. Follow this order so that, for example, fees can actually be linked to a booking account. The “System setup guide” on the home screen takes you to each individual item.

1 · Konfiguration

1 · Configuration

1

Club-KonfigurationPflicht

Club configurationRequired

Vereinsname, Gläubigerkennung und Bundesland hinterlegen – die Basis für alles Weitere.

Enter your club name, creditor ID and federal state – the foundation for everything else.

2

E-Mail-KonfigurationPflicht

Email configurationRequired

SMTP-Server, Absenderadresse und Passwort einrichten, damit Sie überhaupt E-Mails versenden können.

Set up SMTP server, sender address and password so you can send emails at all.

3

BerichtskonfigurationOptional

Report configurationOptional

Nur nötig, wenn Sie ein eigenes Berichts-Layout brauchen. Oft liegt das Layout schon fertig vom Kunden vor – dann können Sie diesen Schritt überspringen.

Only needed if you want a custom report layout. The layout is often already supplied by the customer – in that case you can skip this step.

4

Mitgliedsantrag-KonfigurationPflicht, falls Online-Antrag genutzt wird

Membership-application configurationRequired if using the online form

Muss eingerichtet sein, bevor Interessent:innen den Online-Mitgliedsantrag nutzen können.

Must be set up before prospective members can use the online membership application.

5

Benutzerverwaltung & RollenverwaltungPflicht

User & role managementRequired

Rollen mit passenden Rechten anlegen, weitere Nutzer:innen erstellen und ihnen diese Rollen zuweisen.

Create roles with the right permissions, add further users and assign them these roles.

6

Rechtliche SeitenAbschluss dieses Blocks

Legal pagesCloses out this block

Nutzungsbedingungen und Richtlinien hinterlegen – als letzter Punkt der Konfiguration.

Enter terms of use and policies – as the last item of the configuration block.

2 · Stammdaten

2 · Master data

7

Sportarten

Sports

Die vom Verein angebotenen Sportarten/Aktivitäten anlegen.

Create the sports/activities your club offers.

8

Zahlungsbedingungen

Payment terms

Festlegen, wie Rechnungen bezahlt werden können (z. B. Ratenzahlung, direkte Überweisung).

Define how invoices can be paid (e.g. installments, direct transfer).

9

Rechnungstexte, SEPA-Konten & Buchungskonten

Invoice texts, SEPA accounts & booking accounts

Diese drei anlegen – die Reihenfolge untereinander ist egal, aber alle drei müssen fertig sein, bevor es mit Beiträgen weitergeht.

Set up all three – the order between them doesn't matter, but all three must be in place before moving on to fees.

10

Beiträge

Fees

Mitgliedsbeiträge, Anmeldegebühren usw. anlegen und jeweils einem Buchungskonto zuordnen.

Create membership fees, registration fees etc. and assign each one to a booking account.

⚠️ Voraussetzung: Buchungskonten müssen zuerst angelegt sein ⚠️ Requires: booking accounts must be created first

–

Vorlagentexte & ÄmterJederzeit / freiwillig

Template texts & officesAnytime / optional

Keine feste Reihenfolge – können vor, während oder nach den übrigen Stammdaten ausgefüllt werden.

No fixed order – can be filled in before, during or after the other master data.

3 · Weitere Bereiche (falls genutzt)

3 · Further areas (if used)

11

Zugangskontrolle

Access control

Zuerst Türen konfigurieren, danach Tür-Gruppen anlegen – Tür-Gruppen setzen bereits vorhandene Türen voraus.

Configure doors first, then create door groups – door groups require doors to already exist.

12

FinAPI Zahlung

FinAPI payment

Bankverbindungen einrichten, um Zahlungsüberweisungen zu automatisieren.

Set up bank connections to automate payment transfers.

13

Lichtsystemverwaltung

Lighting system management

Beleuchtungsgeräte hinzufügen und den jeweiligen Sporthallen zuweisen.

Add lighting devices and assign them to the respective sports halls.

Durch die App navigieren

Navigating the app

Die linke Seitenleiste ist Ihr Hauptmenü. Ein integrierter Rundgang (Klick auf das „?“-Symbol unten links) erklärt Schritt für Schritt jeden Menüpunkt – ideal für neue Admin-Nutzer:innen. Sie können den Rundgang jederzeit über dieses Symbol erneut starten. Die wichtigsten Bereiche:

The left sidebar is your main menu. A built-in guided tour (click the "?" icon bottom left) explains every menu item step by step – ideal for new admin users. You can restart the tour any time via this icon. The key areas:

Sprache wechseln

Switching language

MEMBA ist zweisprachig (Deutsch/Englisch). Über das Globus-Symbol unten links in der Seitenleiste wählen Sie zwischen „DE“ und „EN“. Die Oberfläche wird sofort umgeschaltet.

MEMBA is bilingual (German/English). Use the globe icon at the bottom left of the sidebar to choose between "DE" and "EN". The interface switches immediately.

Rechtliches & Hilfe

Legal & help

Das „i“-Symbol unten links verlinkt zu Datenschutz, AGB und Impressum. Der Kasten „Brauchen Sie Hilfe?“ verweist auf dieses Help Center.

The "i" icon at the bottom left links to the privacy policy, terms & conditions and legal notice. The "Need help?" box points to this Help Center.

Kontakte verwalten

Managing contacts

Unter „Kontakte“ finden Sie alle Mitglieder und Ansprechpartner Ihres Vereins – in diesem Testmandanten über 4.400 Datensätze. Oben sehen Sie die Gesamtzahl der Mitglieder sowie Zu- und Abgänge je Kalenderjahr (z. B. „+223 / -133“ für 2024). Die Kopfzeile der Tabelle enthält Filterfelder für Nummer, Titel, Vorname, Nachname, Geburtstag, Geschlecht, E-Mail, Status, Straße, Clubzeitung und Ort – tippen Sie einfach in ein Feld, um die Liste sofort einzugrenzen. Mit dem Schalter „Archivierte Kontakte anzeigen“ blenden Sie auch ausgetretene bzw. archivierte Mitglieder ein.

Under "Contacts" you'll find all members and contact persons of your club – in this test tenant, more than 4,400 records. At the top you see the total member count plus joiners/leavers per calendar year (e.g. "+223 / -133" for 2024). The table header offers filter fields for number, title, first name, last name, birthday, gender, email, status, street, club newsletter and city – just type into a field to narrow the list instantly. The "Show archived contacts" toggle also displays former or archived members.

Über den Button „Hinzufügen“ (oben rechts) legen Sie einen neuen Kontakt an. Mit „Spalten auswählen“ passen Sie an, welche Felder in der Tabelle erscheinen, „Layout zurücksetzen“ stellt die Standardansicht wieder her, und „Bestandserhebungsliste exportieren“ erzeugt die offizielle Meldeliste, die Sportverbände für Zuschüsse verlangen.

The "Add" button (top right) creates a new contact. "Select columns" lets you customize which fields appear in the table, "Reset layout" restores the default view, and "Export census list" generates the official membership report that sports federations require for subsidies.

Kontaktdetails & Reiter

Contact detail page & tabs

Klicken Sie in der Liste auf eine Mitgliedsnummer, um die Detailseite zu öffnen. Oben sehen Sie Kernangaben (Titel, Geschlecht, Geburtstag, Clubzeitung, Mitarbeiterstatus) sowie seit wann die Person Mitglied ist und die letzte Änderungshistorie. Darunter gliedert sich die Seite in Reiter: Kontaktdaten (Bemerkungen, Telefon, Adresse), Mitgliedschaft, Beiträge, Rechnungsdaten, Rechnungen, Familienstruktur (z. B. verknüpfte Partner oder Kinder), Buchungen, Sportarten, Gruppen, Ämter, Dokumente und Zugangskontrolle.

Click a member number in the list to open the detail page. At the top you see core data (title, gender, birthday, club newsletter, staff status) plus how long the person has been a member and the latest change history. Below, the page is organized into tabs: Contact data (notes, phone, address), Membership, Fees, Billing data, Invoices, Family structure (e.g. linked partners or children), Bookings, Sports, Groups, Offices, Documents and Access control.

So finden Sie zu jedem Mitglied an einer Stelle sämtliche Informationen – von der Bankverbindung über gebuchte Sportarten bis zu vergebenen Zugangsberechtigungen.

This way you find everything about a member in one place – from bank details to booked sports and assigned access permissions.

Mitgliedsanträge bearbeiten

Processing membership applications

Unter „Mitgliedsantrag“ laufen alle online eingereichten Beitrittsanträge auf, sofern Sie die Mitgliedsantrags-Konfiguration eingerichtet haben (siehe „Verwaltung & Konfiguration“). Jeder Antrag zeigt Vorname, Nachname, Art (z. B. Kleinkind, Erwachsener) und E-Mail-Adresse.

"Membership application" lists every application submitted online, provided you've set up the membership-application configuration (see "Administration & configuration"). Each one shows first name, last name, type (e.g. child, adult) and email address.

Öffnen Sie einen Antrag, um die eingegebenen Daten zu prüfen und ihn anschließend in einen vollwertigen Kontakt umzuwandeln – so entsteht aus dem Online-Formular automatisch ein neues Mitglied in Ihrer Datenbank, ohne dass Sie die Angaben erneut abtippen müssen.

Open an application to review the submitted data and then convert it into a full contact – this way the online form automatically becomes a new member in your database, without retyping any information.

Das Online-Antragsformular

The online application form

Interessenten füllen den Mitgliedsantrag über einen öffentlichen Link aus (Layout und Felder steuern Sie über die Mitgliedsantrags-Konfiguration, siehe „Verwaltung & Konfiguration“). Zunächst wählen die Antragsteller die gewünschte Mitgliedschaftsart per Klick auf einen der Chips – z. B. „Kleinkind (unter 6 Jahren)“, „Probekind (ab 6 Jahren)“, „Junior-Mitglied (ab 6 Jahren)“, „Probemitgliedschaft Erwachsene“ oder „Ordentliches Mitglied“. Unter „Weitere Anträge“ lässt sich direkt angeben, wie viele Erwachsene und Kinder gemeinsam beitreten möchten – das Formular unterstützt also Familienanträge in einem Durchgang. Ein Fortschrittsbalken mit drei Kreisen zeigt, wo sich der Antragsteller im Formular befindet.

Prospective members fill out the application via a public link (layout and fields are controlled through the membership-application configuration, see "Administration & configuration"). First, applicants choose the desired membership type by clicking one of the chips – e.g. "Child (under 6 years)", "Trial child (from 6 years)", "Junior member (from 6 years)", "Trial membership for adults" or "Regular member". Under "Additional applications" they can directly specify how many adults and children are joining together – so the form supports family applications in a single pass. A three-step progress indicator shows where the applicant is in the form.

Es folgen die eigentlichen Angaben: Informationen des Antragsstellers (Foto, Vorname, Nachname, Geburtstag, Geschlecht, E-Mail – alles Pflichtfelder), Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land, optional eine abweichende Rechnungsadresse), Telefon/Fax sowie Weitere Informationen mit den auswählbaren Sportarten (als Chips, je nach Verfügbarkeit und Restplätzen) und optionalen Feldern wie bisher ausgeübte Sportarten, frühere oder aktuelle Clubmitgliedschaften, Beruf, sowie Name und Beruf der Eltern und etwaige Verwandte im Verein. Zum Schluss folgen die Zahlungsdaten (IBAN, Kontoinhaber, BIC) mit dem SEPA-Lastschriftmandat, das der Antragsteller per Schalter bestätigt.

Then come the actual details: applicant information (photo, first name, last name, birthday, gender, email – all required fields), address (street, postal code, city, country, optionally a different billing address), phone/fax, and additional information with selectable sports (as chips, depending on availability and remaining spots) and optional fields such as previously practiced sports, past or current club memberships, occupation, and the parents' names and occupations plus any relatives already in the club. Finally come the payment details (IBAN, account holder, BIC) with the SEPA direct-debit mandate, which the applicant confirms via a toggle.

Anträge prüfen: Akzeptieren oder Ablehnen

Reviewing applications: accept or reject

Öffnen Sie einen eingegangenen Antrag aus der Liste, um die vollständige Detailansicht zu sehen. Oben stehen die zwei wichtigsten Aktionen: „Akzeptieren“ übernimmt den Antragsteller als neuen Kontakt in Ihre Mitgliederverwaltung, „Ablehnen“ verwirft den Antrag. „Zurück“ bringt Sie ohne Entscheidung zur Liste zurück.

Open an incoming application from the list to see the full detail view. At the top are the two key actions: "Accept" converts the applicant into a new contact in your member management, "Reject" discards the application. "Back" returns you to the list without a decision.

Darunter können Sie jeden Abschnitt über das Stift-Symbol bearbeiten, bevor Sie sich entscheiden – etwa die Antragsteller(Eltern)-Informationen, die Mitgliedschaft (Eintrittsdatum und Beitragsart), Adresse und Rechnungsadresse, Telefon/Fax, die Weiteren Angaben (z. B. ausgewählte Sportarten) sowie die Zahlungsdaten. Der Bereich „Familienstruktur“ ist besonders bei Familienanträgen wichtig: Über „Familienmitglieder hinzufügen“ ergänzen Sie die mitbeantragten Erwachsenen und Kinder aus dem Formular als eigene Personen, die beim Akzeptieren gemeinsam mit dem Hauptantragsteller in Kontakte umgewandelt werden.

Below, you can edit every section via the pencil icon before deciding – including the applicant (parent) information, the membership details (join date and fee type), address and billing address, phone/fax, the additional information (e.g. selected sports) and the payment details. The "Family structure" section matters especially for family applications: using "Add family members" you add the adults and children included in the form as individual people, who are converted into contacts together with the main applicant once you accept.

Listengenerator

List generator

Der Listengenerator filtert Ihre Kontakte nach beliebigen Kriterien (z. B. Sportart, Ort, Status, Altersgruppe) und exportiert das Ergebnis als Excel-Datei – praktisch für Serienbriefe, Startlisten oder Auswertungen für den Vorstand.

The list generator filters your contacts by any criteria (e.g. sport, city, status, age group) and exports the result as an Excel file – handy for mailings, start lists or reports for the board.

Gruppenverwaltung

Group management

Unter „Gruppenverwaltung → Gruppen“ organisieren Sie Mitglieder in Trainingsgruppen, Mannschaften oder Abteilungen – dieser Testmandant zeigt bereits 35 angelegte Gruppen. Unter „Ansprechpartner“ hinterlegen Sie, wer als Trainer:in oder Kontaktperson für welche Gruppe zuständig ist.

Under "Group management → Groups" you organize members into training groups, teams or departments – this test tenant already shows 35 groups. Under "Contact persons" you record who acts as coach or contact person for which group.

Überblick

Overview

Der Bereich „Faktura“ (in der Seitenleiste) bündelt alle kaufmännischen Vorgänge Ihres Vereins: Dokumente, Rechnungsläufe, Mahnwesen, Buchungen, SEPA-Export, Finanzbericht und Banken. Diese Unterseiten bauen aufeinander auf – ein typischer Monatsablauf ist: Rechnungen/Dokumente erstellen → Rechnungslauf für Beiträge starten → SEPA-Export für die Bank erzeugen → offene Posten im Finanzbericht kontrollieren → bei Bedarf das Mahnwesen anstoßen.

The "Invoicing" area (in the sidebar) brings together all financial processes of your club: documents, invoice runs, dunning, bookings, SEPA export, financial report and banks. These sub-pages build on each other – a typical monthly flow is: create invoices/documents → run the invoice run for membership fees → generate the SEPA export for your bank → check open items in the financial report → trigger dunning if needed.

Dokumente

Documents

Unter „Dokumente“ legen Sie einzelne Rechnungen oder Gutschriften an („Rechnung anlegen“ / „Gutschrift anlegen“, oben rechts). Jede Zeile der Liste zeigt Nummer, Art, Datum, Fälligkeit, Mahnstufe, Betreff, Empfänger, Bruttobetrag, offenen Betrag, Zahlungsart, Versandart und Status. Über die Werkzeugleiste können Sie markierte Dokumente „Verarbeiten“, „Festschreiben“ (unveränderlich machen), „Stornieren“, per „E-Mail senden“ verschicken oder eine „Mahnung ausdrucken“ bzw. „Mahnungsliste ausdrucken“.

Under "Documents" you create individual invoices or credit notes ("Create invoice" / "Create credit note", top right). Each row in the list shows number, type, date, due date, dunning level, subject, recipient, gross amount, open amount, payment method, delivery method and status. The toolbar lets you "Process", "Finalize" (lock as immutable), "Cancel", send selected documents by "Send email", or "Print reminder" / "Print reminder list".

Rechnungsläufe

Invoice runs

Rechnungsläufe erzeugen automatisiert die Zahlungsläufe für Mitgliedsbeiträge – statt jede Rechnung einzeln zu erstellen, fasst MEMBA alle fälligen Beiträge eines Zeitraums in einem Lauf zusammen. Der Beispiellauf „Billing Run April 2026“ in diesem Testmandanten umfasst 375 Überweisungen mit einer Summe von 387.792,00 € sowie 3.494 Lastschriften mit einer Summe von 4.241.814,50 € – ein guter Eindruck, wie ein Verein mit mehreren Tausend Mitgliedern seine Beitragseinzüge in einem einzigen automatisierten Lauf abwickelt.

Invoice runs automatically generate payment runs for membership fees – instead of creating each invoice individually, MEMBA bundles all fees due in a period into one run. The sample run "Billing Run April 2026" in this test tenant covers 375 bank transfers totaling €387,792.00 and 3,494 direct debits totaling €4,241,814.50 – a good illustration of how a club with several thousand members processes its fee collection in a single automated run.

Mahnwesen

Dunning

Im Mahnwesen aktivieren Sie über Schalter „Mahnstufe 1“, „Mahnstufe 2“ und „Mahnstufe 3“ die gewünschten Erinnerungsstufen für überfällige Rechnungen. Im Feld „Gebühren“ legen Sie fest, ob und welches Buchungskonto für Mahngebühren verwendet wird, und im Filter „Nur Rechnungen ab Betrag (€)“ schließen Sie Kleinbeträge aus, damit sich das Mahnwesen nicht mit Cent-Beträgen aufhält. Der Button „Mahnwesen starten“ verarbeitet alle betroffenen offenen Rechnungen auf einmal.

In dunning you activate the desired reminder levels for overdue invoices via the "Dunning level 1", "Dunning level 2" and "Dunning level 3" toggles. The "Fees" field lets you decide whether and which booking account is used for dunning fees, and the "Only invoices above amount (€)" filter excludes small amounts so dunning doesn't bother with cent-level balances. The "Start dunning" button processes all affected open invoices at once.

Buchungen

Bookings

Unter „Buchungen“ sehen Sie die Historie einzelner Buchungssätze – jede Zahlung, Gutschrift oder Korrektur, die einem Buchungskonto zugeordnet wurde. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Zahlung nachvollziehen oder eine Unstimmigkeit in der Buchhaltung prüfen möchten.

Under "Bookings" you see the history of individual booking entries – every payment, credit or correction assigned to a booking account. This view is especially useful when you need to trace a specific payment or investigate a discrepancy in the books.

SEPA-Export

SEPA export

Im „SEPA-Export“ erzeugen Sie über „SEPA-Export starten“ eine Lastschriftdatei im SEPA-Format, die Sie anschließend bei Ihrer Bank hochladen, um die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einzuziehen. Die „SEPA-Historie“ listet alle früheren Exporte mit Einzügen, Erst- und Folgelastschrift, Einzugstermin, Summe, Buchungskonto und – sofern FinAPI angebunden ist – dem Rückmeldestatus der Bank je Export.

In "SEPA export" you use "Start SEPA export" to generate a direct-debit file in SEPA format, which you then upload to your bank to collect membership fees by direct debit. The "SEPA history" lists every past export with collections, first and recurring debits, collection date, sum, booking account and – if FinAPI is connected – the bank's status feedback for each export.

Finanzbericht

Financial report

Der „Finanzbericht“ ist Ihr zentrales Auswertungswerkzeug: Oben wählen Sie einen Zeitraum (Von/Bis) und schalten zwischen „Rechnungen“ und „Fällige Zahlungen“ um. Die Buttons „Exportieren“, „Exportieren-Buchhaltung“ und „Exportieren-Offene-Rechnung“ liefern passende Excel-Exporte für Ihren Steuerberater oder Vorstand. Die Tabelle selbst lässt sich per Drag & Drop nach Jahr, Quartal, Monat und Beitragsart gruppieren – so erhalten Sie z. B. auf einen Blick die Beitragseinnahmen pro Quartal.

The "Financial report" is your central reporting tool: at the top you choose a time period (from/to) and switch between "Invoices" and "Due payments". The "Export", "Export accounting" and "Export open invoices" buttons produce matching Excel exports for your accountant or board. The table itself can be grouped by year, quarter, month and fee type via drag & drop – giving you, for example, an at-a-glance view of fee income per quarter.

Banken & FinAPI-Zahlung

Banks & FinAPI payment

Unter „Banken“ richten Sie Bankverbindungen ein (in diesem Testmandanten ist die Seite deaktiviert/ausgegraut, da FinAPI hier nicht aktiviert ist). Die FinAPI-Funktion automatisiert Zahlungsüberweisungen: MEMBA erstellt eine SEPA-Zahlungsdatei (Excel), die Sie bei Ihrer Bank hochladen, um gesammelte Gelder auf Ihr Konto zu übertragen, und kann zusätzlich den Rückmeldestatus von Lastschriften direkt von der Bank abrufen.

Under "Banks" you set up bank connections (in this test tenant the page is disabled/greyed out because FinAPI is not enabled here). The FinAPI feature automates payment transfers: MEMBA creates a SEPA payment file (Excel) that you upload to your bank to transfer collected funds to your account, and can additionally retrieve the status feedback of direct debits directly from the bank.

Zugangskontrolle

Access control

Über die Gantner-Integration steuern Sie, wer mit Armband oder Zugangskarte welche Türen Ihrer Einrichtungen öffnen kann. Legen Sie zunächst die physischen Türgeräte an (z. B. „Haupteingang“, „Sporthalle 1“), danach Tür-Gruppen, die festlegen, welche Benutzer Zugriff auf welche Türen erhalten. Einem Kontakt weisen Sie die passende Tür-Gruppe im Reiter „Zugangskontrolle“ seiner Detailseite zu (siehe „Kontakte & Mitglieder“). In diesem Testmandanten ist die Gantner-Integration deaktiviert, weshalb hier nur die Übersichtsseite zu sehen ist.

Using the Gantner integration you control who can open which doors of your facilities with a wristband or access card. First create the physical door devices (e.g. "Main entrance", "Sports hall 1"), then door groups, which define which users get access to which doors. You assign the matching door group to a contact on the "Access control" tab of their detail page (see "Contacts & members"). In this test tenant the Gantner integration is disabled, so only the overview page is shown here.

Lichtsystemverwaltung

Lighting system management

Fügen Sie Beleuchtungsgeräte hinzu und weisen Sie sie einer Sporthalle oder einem Außenplatz zu, um festzulegen, welche Lichter ein- oder ausgeschaltet werden – für eine präzise, ferngesteuerte Beleuchtungssteuerung, z. B. gekoppelt an Buchungszeiten von Sportarten. Auch dieses Modul ist in diesem Testmandanten deaktiviert; die Screenshots zeigen die Übersichts- und Geräteseite.

Add lighting devices and assign them to a sports hall or outdoor court to define which lights turn on or off – for precise, remote-controlled lighting, e.g. coupled to sport booking times. This module is also disabled in this test tenant; the screenshots show the overview and device pages.

E-Mails

Emails

Nach Einrichtung Ihrer E-Mail-Konfiguration (SMTP-Server, Absenderadresse – siehe „Verwaltung & Konfiguration“) können Sie E-Mails direkt aus MEMBA an Ihre Kontakte senden, etwa aus der Kontaktliste, aus Dokumenten in der Faktura oder aus dem Mahnwesen heraus. Unter „E-Mails“ sehen Sie den vollständigen Versandverlauf mit Empfänger, Art der Nachricht, Versanddatum und ob die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde. Über die Suche oben rechts finden Sie gezielt einzelne Nachrichten wieder.

Once you've set up your email configuration (SMTP server, sender address – see "Administration & configuration") you can send emails to your contacts directly from MEMBA, for example from the contact list, from documents in invoicing, or from dunning. Under "Emails" you see the complete sending history with recipient, message type, send date and whether the email was delivered successfully. Use the search box at the top right to find individual messages again.

Aufgaben Manager

Task manager

Der Aufgaben Manager funktioniert wie eine gemeinsame To-do-Liste für Ihr Team: Über „Hinzufügen“ erstellen Sie eine Aufgabe mit einer Notiz, legen fest, wann Sie erinnert werden möchten, und setzen ein Datum. Jede Aufgabe erscheint als Zeile mit den Spalten Notiz, Erinnerung, Datum und einer Aktion zum Erledigen oder Löschen. So behalten Sie den Überblick über offene To-dos im Verein, ohne auf externe Tools ausweichen zu müssen.

The task manager works like a shared to-do list for your team: use "Add" to create a task with a note, decide when you want to be reminded, and set a date. Each task appears as a row with the columns note, reminder, date and an action to complete or delete it. This way you stay on top of open to-dos in your club without needing a separate external tool.

Club- & E-Mail-Konfiguration

Club & email configuration

Unter „Konfiguration → Club Konfiguration“ hinterlegen Sie grundlegende Vereinsdaten: Vereinsname, Gläubigerkennung (für SEPA-Lastschriften) und Bundesland. Unter „E-Mail Konfiguration“ richten Sie SMTP-Server, Port, Absenderadresse, Passwort und eine E-Mail-Vorlage ein, die MEMBA für alle automatisch versendeten Nachrichten (Rechnungen, Mahnungen, Bestätigungen) verwendet.

Under "Configuration → Club configuration" you record basic club data: club name, creditor ID (for SEPA direct debits) and federal state. Under "Email configuration" you set up SMTP server, port, sender address, password and an email template that MEMBA uses for all automatically sent messages (invoices, reminders, confirmations).

Berichts- & Mitgliedsantrags-Konfiguration

Report & membership-application configuration

Die Berichtskonfiguration steuert Fußzeile, Währung, Primärfarben und Logo Ihrer generierten Berichte (Rechnungen, Finanzberichte) – diese Einstellung ist optional, viele Vereine übernehmen hierfür bereits vorhandene Layouts. Die Mitgliedsantrags-Konfiguration bestimmt dagegen verbindlich, wie das öffentliche Online-Antragsformular für neue Mitglieder aussieht: welche Felder abgefragt werden, welche Beitragsarten wählbar sind und welcher Text angezeigt wird.

Report configuration controls the footer, currency, primary colors and logo of your generated reports (invoices, financial reports) – this setting is optional, and many clubs reuse layouts they already have. Membership-application configuration, on the other hand, determines how the public online application form for new members looks: which fields are asked for, which fee types are selectable and which text is shown.

Benutzer-, Rollen- & Rechteverwaltung

User, role & permission management

In der Benutzerverwaltung legen Sie Admin-Konten für Ihre Mitarbeiter:innen an, hinterlegen E-Mail-Adressen und verwalten Passwörter bzw. setzen sie zurück. Die Rollenverwaltung definiert Rollen (z. B. „Buchhaltung“, „Trainer-Admin“, „Vorstand“) und weist ihnen genau die Berechtigungen zu, die ein Team wirklich braucht – so kann z. B. die Buchhaltung Rechnungen sehen, aber keine Zugangskontrolle ändern. Zum Schluss weisen Sie jedem Benutzerkonto eine oder mehrere Rollen zu.

User management lets you create admin accounts for your staff, store their email addresses and manage or reset passwords. Role management defines roles (e.g. "Accounting", "Coach admin", "Board") and assigns them exactly the permissions a team actually needs – so, for example, accounting can view invoices but not change access control. Finally, you assign one or more roles to each user account.

Rechtliche Seiten

Legal pages

Unter „Rechtliche Seiten“ pflegen Sie Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Impressum, die im Mitgliederportal und im Online-Antragsformular verlinkt werden. Diese Einstellung erledigen Sie am besten ganz am Ende Ihrer Einrichtung, wenn alle anderen Konfigurationen stehen.

Under "Legal pages" you maintain terms of use, privacy policy and legal notice, which are linked from the member portal and the online application form. It's best to complete this setting last, once all your other configuration is in place.

Institutionen

Institutions

Unter „Institutionen“ verwalten Sie Organisationen, die mit Ihrem Verein verbunden sind – z. B. Partnervereine, Behörden, Sponsoren oder Dienstleister – mit Name, Branche, Telefonnummern, E-Mail und Adresse. So halten Sie diese Kontakte getrennt von Ihren Mitgliedern, aber genauso griffbereit.

Under "Institutions" you manage organizations linked to your club – e.g. partner clubs, authorities, sponsors or service providers – with name, industry, phone numbers, email and address. This keeps these contacts separate from your members while remaining just as easy to access.

KBS: Mitgliederportal & Änderungsanträge

KBS: member portal & change requests

„KBS“ steht für den Mitgliederbereich, über den sich Ihre Mitglieder mit E-Mail-Adresse oder Mitgliedsnummer selbst einloggen können (getrennt vom Admin-Backend, das Sie gerade nutzen). Unter „KBS → Änderungsantrag“ sehen Sie Anfragen, die Mitglieder über dieses Portal zu ihren eigenen Kontaktdaten eingereicht haben – Sie prüfen und übernehmen die Änderung in den Kontakt. „KBS → Verwaltung“ und „Benutzer“ steuern die Einstellungen dieses Mitgliederportals.

"KBS" refers to the member area where your members can log in themselves using their email address or membership number (separate from the admin backend you're using here). Under "KBS → Change request" you see requests members have submitted through this portal about their own contact data – you review and apply the change to the contact. "KBS → Administration" and "Users" control the settings of this member portal.

Profil & Passwort

Profile & password

Über das Personen-Symbol unten links öffnen Sie „Mein Profil“. Dort sehen Sie Benutzername und E-Mail-Adresse und können Ihr Passwort ändern.

Use the person icon at the bottom left to open "My profile". There you can see your username and email address and change your password.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Two-factor authentication (2FA)

Aktivieren Sie in „Mein Profil“ die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihr Konto zusätzlich mit einem Bestätigungscode zu schützen – besonders empfehlenswert für Admin-Konten mit Zugriff auf Finanz- und Mitgliederdaten.

In "My profile", enable two-factor authentication to protect your account with an extra confirmation code – especially recommended for admin accounts with access to financial and member data.

Kommen Sie mit einem Thema nicht weiter, wenden Sie sich an Ihren MEMBA-Support-Ansprechpartner oder an das Admin-Team Ihres Vereins. Dieses Help Center wird laufend um weitere Artikel ergänzt.

If you get stuck on a topic, contact your MEMBA support contact or your club's admin team. This Help Center will continue to grow with more articles.